Krisen-PR: Was tun, wenn´s brennt?

Krisen-PR: Was tun, wenn´s brennt?
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Krisen-PR: Was tun, wenn´s brennt?

TIPPS ZUM SCHRITTWEISEN VORGEHEN IN DER AUSNAHMESITUATION

Wie als Presseverantwortlicher handeln, wenn eine Situation zu entgleiten droht? Wenn falsche Informationen in Umlauf geraten sind? Im Folgenden erfahren Sie anhand eines konkreten Beispiels aus meiner Zeit als Verantwortlicher für die Medien- und Öffentlichkeitsarbeit der EWE Baskets Oldenburg, wie Sie in drei Schritten die Situation deeskalieren und wieder unter Kontrolle bringen können.

Der Anruf aus der Sportredaktion kam am frühen Nachmittag. Mittags hatten die EWE Baskets Oldenburg bei einem gut besuchten Pressetermin ihr neues Team vorgestellt und dabei ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Finalrunde um den Deutschen Basketball-Pokal – das sogenannte TOP FOUR – im April 2015 in Oldenburg stattfindet. [Kurz zum TOP FOUR: Es ist ein Premium-Event in Deutschland mit hoher Reichweite bei den Medien und vollem Fokus der Basketball-Republik auf Oldenburg für ein ganzes Wochenende.] Beim Pressegespräch waren von den Protagonisten wesentliche Informationen geliefert und alle Fragen der Journalisten beantwortet worden.

„Hallo Torben“, hieß es dennoch am anderen Ende der Leitung. „Die dpa vermeldet gerade, dass das TOP FOUR in Bremen stattfindet.“ Kennen Sie diese Anrufe, die den Pulsschlag hochschnellen und die eigene Mimik so entgleisen lassen, dass die Menschen um einen herum innehalten und interessiert herüberblicken? Dieser Anruf war so einer. „Jetzt brennt´s“, kommentierte ein Kollege.

WAS TUN?

1. Keine Panik

Zunächst einmal: Bewahren Sie Ruhe! In Momenten, in denen sich die schönsten Planungen, die besten Strategien und die zuvor tadellose Ausgangslage binnen Sekunden in Chaos aufzulösen drohen, helfen nur höchste Konzentration und anschließend ein strukturiertes Vorgehen. Vor allen Dingen muss unbedingt verhindert werden, dass sich die Agenturmeldung durch unkoordinierten Aktionismus weiter verselbständigt.

Klar ist in diesen Momenten allerdings auch: Eine solche Mitteilung findet binnen Sekunden ihren Weg auf diverse Nachrichten-Portale. Von diesem Gedanken darf sich aber niemand dazu verleiten lassen, hektisch zu werden.

2. Kommunizieren

Das Herzstück unserer täglichen Arbeit rückt nun in den Fokus: Kommunikation. Konkret galt es nach dem Anruf des Journalisten (dem noch heute für seine unmittelbare Nachfrage zu danken ist), die Information so schnell wie möglich intern weiterzugeben. Denn in einer Zeit, in der sich Neuigkeiten rasend schnell verbreiten, muss vor dem Dementi allen Involvierten des betroffenen Unternehmens / Instituts / Vereins klar sein, dass es überhaupt etwas zu dementieren gibt. Im hier beschriebenen Fall wurden also die Geschäftsführung, die Geschäftsstelle, die Liga als Veranstalter und Kollegen aus dem Presseteam sofort darüber in Kenntnis gesetzt, dass eine Fehlinformation in Umlauf ist. Grundsätzlich sollten Sie alle informieren, die von außen zu diesem Thema aktuell angesprochen werden könnten.

3. Problem lösen

Freundlich, aber nachdrücklich folgte das Bemühen, bei den entsprechenden Stellen die ursprüngliche Meldung wieder „einzufangen“. Glauben Sie aber nicht, dass sie dadurch vollständig verschwinden würde – entsprechende Suchanfragen bringen heute noch viele Treffer zum „TOP FOUR in Bremen“ zu Tage (siehe Screenshot).

Wichtig: Beschädigen Sie dabei nicht den (hoffentlich) guten Kontakt zum Medium, das die Verwirrung ausgelöst hat! Fehler oder Missverständnisse passieren schließlich jedem und die Zusammenarbeit sollte über diesen Vorfall hinaus ja souverän und kollegial fortgeführt werden. Dabei ist es, um die Angelegenheit zu entspannen, durchaus ratsam, nach eventuellen eigenen Versäumnissen oder Unklarheiten zu fragen. Schließlich ist die Nachricht in den meisten Fällen ja durch ein Gespräch oder eine Information überhaupt erst entstanden.

WIE DAS BEISPIEL TOP FOUR IN BREMEN AUSGEGANGEN IST?

Kurze Zeit nach einem Telefonat mit der dpa in Hannover am unverhofft hektischen Nachmittag folgte ein weiterer Anruf aus der Sportredaktion: „Hallo Torben“, hieß es wieder, „hier lief gerade eine Eilmeldung ein.“ Na bitte: TOP FOUR in Oldenburg, alles wieder unter Kontrolle. Ruhe, präzise Kommunikation und gezielte Problemlösung zahlen sich eben aus.

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