Den Überblick behalten: richtig umgehen mit E-Mails

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Den Überblick behalten: richtig umgehen mit E-Mails

Bei der Arbeit mit E-Mails werden so viele Fehler gemacht, dass sie zu einer echten Last werden können. Wir geben Tipps, wie man im Büroalltag den Überblick behält.

„Noch 148 Mails checken“, singt Tim Bendzko in „Nur noch kurz die Welt retten“. Der Büromensch kennt das nur allzu gut: Ohne Unterlass füllt sich der Posteingang, wollen Antworten geschrieben und Termine zu- oder abgesagt werden. Wer sich im Umgang mit der E-Mail-Kommunikation nicht an klare Regeln hält, den wird das elektronische Postfach früher oder später in den Wahnsinn treiben. Unsere fünf Tipps sollen Abhilfe schaffen.

1. Den richtigen Verteiler wählen

Zu den vermeintlichen Segnungen der E-Mail-Kommunikation gehört die Möglichkeit, mehrere Menschen gleichzeitig anschreiben zu können. Das kann zweifelsohne im Einzelfall angemessen sein; ein Hinweis auf einen Lesetipp für die Kolleginnen und Kollegen beispielsweise lässt sich so bequem weitergeben. Dennoch gilt es, sich bei jeder einzelnen E-Mail bewusst zu machen, für wen die Information tatsächlich relevant ist. Vergessen Sie nicht: Je mehr Menschen Ihr Schreiben erhalten, desto mehr Antworten machen sich auf den Weg in Ihren eventuell ohnehin schon überladenen Posteingang. Verwenden Sie das Feld „cc:“ umsichtig – es gibt Menschen, die solche Mails direkt löschen.

Was ist gemeint?

Eine Betreffzeile muss informativ sein. Das Beispiel ist das Gegenteil – kommt aber häufig vor.

2. Eine präzise Betreffzeile formulieren

Eine E-Mail hat es genau wie ein Brief verdient, als Kommunikationsform ernstgenommen zu werden. Das gilt insbesondere für eine präzise und möglichst knappe Betreffzeile. Ein „Guten Tag“, „Hallo“ oder „Meine Mail“ bringt den Empfänger nicht weiter und sorgt ganz im Gegenteil eher für schlechte Laune. Auch ein „Re: Re: Re: Re: Re: Problem“ ist für die weitere Kommunikation alles andere als förderlich. Gerade in vielschichtigen Abstimmungsprozessen mit mehreren parallel zu bearbeitenden Themen geht jeder Überblick verloren. Daher: Benennen Sie kurz das Thema und gegebenenfalls einen ganz knappen Hinweis, welcher Status erreicht ist. Beispiel: „Rücksprache Endlektorat Hochschulzeitung“.

3. Feste Zeiten definieren

Es mag tatsächlich schwerfallen, sich daran zu gewöhnen, aber es hilft: Bearbeiten Sie E-Mails (wenn Sie nicht gerade im Kundenservice mit einstündigem Reaktionsversprechen arbeiten) zu festgelegten Zeiten. Ein erster Blick zum Tagesstart, ein zweiter vor oder nach der Mittagspause und ein abschließender zum Feierabend. Sie werden feststellen, dass Ihnen das Schreiben leichter fällt und Sie andere Tätigkeiten endlich wieder ungestört und konzentriert erledigen können. Stellen Sie optische und akustische Hinweise konsequent ab.

4. Die elektronische Post sortieren

Wenn Sie alle Ihre gedruckten Unterlagen dauerhaft auf einen einzigen Stapel legen, dürfte Ihnen rasch der Überblick abhandenkommen. Warum sollte man das dann mit E-Mails machen? Ein Posteingang mit hunderten, eventuell gar tausenden Schriftstücken wird zwangsweise zur Belastung. Richten Sie entsprechende Ordner und Unterordner ein, in denen die wirklich wichtigen E-Mails abgelegt werden. Aber auch nur die! Die große Mehrzahl der elektronischen Postlawine kann gewöhnlich nach der Bearbeitung direkt gelöscht werden. Bei Outlook können Sie zusätzlich mit farblichen Markierungen arbeiten, um die Mails besser zuordnen zu können.

5. Schalten Sie ab – aber richtig

Zu guter Letzt: Bei Abwesenheiten sollten Sie informativ, aber eben auch knapp erklären, was mit der E-Mail geschieht. Denn wer Ihnen an einem freien Tag oder im Urlaub schreibt, möchte wissen, wann Sie wieder erreichbar sind, ob die Mail bis zu Ihrer Rückkehr unbearbeitet bleibt und wer gegebenenfalls in dringenden Angelegenheiten der richtige Ansprechpartner ist. Weiterer Vorteil: Vieles wird sich in der Zwischenzeit von selbst erledigen, da sich der Schreiber um eine alternative Lösung bemühen wird.

Wenn Sie unsere Hinweise berücksichtigen, sollte die E-Mail-Kommunikation deutlich leichter von der Hand gehen. Haben Sie weitere Tipps? Oder ganz andere Erfahrungen gemacht? Wir freuen uns auf Ihre Meinung!

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